Gérer une commande gâteau personnalisé sans rien oublier, c’est possible. Allergies, nombre de parts, thème de décoration, heure de retrait… La liste des informations à collecter est longue, et un seul oubli peut transformer une belle commande en cauchemar.
Dimanche soir, 21h. Votre téléphone vibre. « Bonjour, je voudrais un gâteau licorne pour l’anniversaire de ma fille samedi prochain. » Vous notez mentalement : licorne, samedi. Mais combien de parts ? Quel parfum ? Y a-t-il des allergies ? Le client a-t-il raccroché avant de tout préciser ?
Chaque commande gâteau personnalisé est unique. C’est ce qui fait la beauté de votre métier de pâtissier… et sa complexité. Selon la CMA France, des méthodes et outils existent pour ne plus jamais rien oublier.
Notez ces informations en ROUGE ou avec un symbole visible. Elles doivent sauter aux yeux quand vous préparez la commande.
Créer une fiche commande gâteau personnalisé efficace
Le modèle papier : simple mais risqué
Beaucoup de pâtissiers utilisent encore un carnet ou des fiches papier. C’est mieux que rien, mais les limites sont évidentes :
Risque de perte ou de dégradation (eau, farine…)
Impossible de chercher rapidement une commande passée
Pas de rappel automatique
Difficile de partager avec un associé ou un employé
Le tableur Excel : une étape intermédiaire
Un fichier Excel ou Google Sheets permet de centraliser vos commandes gâteaux personnalisés et de les retrouver facilement. Créez des colonnes pour chaque information clé.
Inconvénients : pas accessible facilement au labo, pas de notifications, saisie manuelle fastidieuse.
L’application mobile dédiée : la solution pro
Des outils comme Kazalendar sont conçus spécifiquement pour les artisans. Vous saisissez la commande gâteau personnalisé en quelques clics depuis votre smartphone, et toutes les informations sont centralisées.
Avantages :
Accessible partout (au labo, en livraison, chez vous)
Rappels automatiques avant chaque échéance
Historique client avec allergies mémorisées
Possibilité de demander un acompte par lien de paiement
Les erreurs fréquentes qui font perdre des clients
Erreur n°1 : Ne pas confirmer par écrit
Le client vous appelle, vous notez la commande… mais vous ne lui envoyez aucune confirmation. Résultat : il arrive le jour J avec une attente différente de ce que vous avez compris.
Solution : Envoyez toujours un récapitulatif par SMS ou WhatsApp après chaque commande gâteau personnalisé. « Bonjour, je confirme votre commande : gâteau licorne 12 parts, retrait samedi 15h. Acompte de 30€ à régler par ce lien : … »
Erreur n°2 : Oublier de vérifier les disponibilités
Vous acceptez une commande pour samedi alors que vous êtes déjà au maximum de votre capacité de production. Stress garanti.
Solution : Avant de confirmer, consultez votre planning. Combien de gâteaux pouvez-vous produire par jour ? Bloquez les jours complets pour éviter les mauvaises surprises.
Erreur n°3 : Ne pas demander d’acompte
Le client annule la veille. Vous avez déjà acheté les ingrédients, préparé une partie du travail… Perte sèche.
Solution : Exigez un acompte de 30 à 50% pour toute commande gâteau personnalisé. Avec un outil comme Kazalendar intégrant Stripe, le client paie en ligne en 30 secondes.
Erreur n°4 : Noter les allergies de façon peu visible
L’information est quelque part dans vos notes, mais vous ne la voyez pas au moment de préparer le gâteau.
Solution : Utilisez un système où les allergies sont affichées en évidence, impossible à manquer. Les applications comme Kazalendar mettent ces informations en avant sur chaque fiche commande.
Digitaliser le suivi : du premier contact à la livraison
Étape 1 : La prise de contact
Le client vous contacte par téléphone, WhatsApp, Instagram ou en boutique. Avec un Agent IA WhatsApp comme celui de Kazalendar, la prise d’informations peut être automatisée même à 23h.
L’IA pose les bonnes questions : date, nombre de parts, thème, allergies… et crée automatiquement une fiche de commande gâteau personnalisé dans votre calendrier.
Étape 2 : Le devis et l’acompte
Vous consultez la demande, évaluez le travail, et envoyez un devis. Si le client accepte, vous générez un lien de paiement pour l’acompte.
Une fois l’acompte reçu, la commande passe en statut « Confirmée ». Vous savez que c’est du solide.
Étape 3 : La production
Le jour venu, vous consultez votre planning. Toutes les commandes gâteaux personnalisés du jour sont listées avec leurs détails. Vous cochez les étapes au fur et à mesure : préparation, cuisson, décoration, finition.
Étape 4 : Le retrait ou la livraison
Le client est notifié automatiquement que son gâteau est prêt. Vous encaissez le solde (par carte via l’application ou en espèces). La commande passe en « Terminée ».
Étape 5 : Le suivi post-vente
Le lendemain, envoyez un petit message : « Nous espérons que le gâteau vous a plu ! N’hésitez pas à partager une photo. » C’est ce genre d’attention qui fidélise et génère du bouche-à-oreille positif.
Automatiser la prise de commande gâteau personnalisé avec WhatsApp
Pourquoi WhatsApp est devenu incontournable
En France, 80% des consommateurs utilisent WhatsApp quotidiennement. C’est devenu le canal naturel pour contacter les commerces de proximité, y compris les pâtissiers.
Le problème ? Vos clients vous écrivent à toute heure. Le soir, le week-end, pendant que vous êtes au four… Impossible de répondre à tout en temps réel.
L’Agent IA WhatsApp : votre assistant 24h/24
L’Agent IA de Kazalendar répond à vos clients sur WhatsApp même quand vous dormez. Il :
Accueille le client avec un message personnalisé
Pose les bonnes questions pour qualifier la commande gâteau personnalisé
Collecte toutes les informations nécessaires (parts, thème, allergies…)
Vérifie vos disponibilités dans le calendrier
Crée la commande dans votre application
Le lendemain matin, vous découvrez des demandes qualifiées, prêtes à être chiffrées. Plus de va-et-vient interminables, plus de messages oubliés.
Résultats constatés par les pâtissiers
Les professionnels qui utilisent l’Agent IA pour leurs commandes gâteaux personnalisés rapportent :
+40% de commandes grâce à la disponibilité 24h/24
-70% de temps passé à répondre aux messages
Zéro commande oubliée car tout est centralisé
Une bonne gestion des commandes gâteaux personnalisés, c’est la base d’une pâtisserie sereine et rentable. Que vous utilisiez un carnet, un tableur ou une application dédiée, l’essentiel est de ne jamais rien oublier… surtout les allergies.
Si vous voulez passer au niveau supérieur avec l’automatisation WhatsApp et les paiements intégrés, testez Kazalendar gratuitement. 5 commandes par mois offertes pour essayer en conditions réelles.
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