Un logiciel planning visuel fait gagner en moyenne 5h par semaine aux artisans qui l’utilisent. Pas les artisans du BTP qui ont leurs propres outils – je parle des pâtissiers, cake designers, créateurs sur Etsy, fleuristes. Ceux qui jonglent entre commandes personnalisées, délais serrés et clients exigeants.
Le problème ? La plupart des solutions sur le marché ciblent les chantiers et équipes de 10+ personnes. Quand on travaille seul ou à deux, on a besoin d’autre chose.
Pourquoi un planning visuel plutôt qu’un agenda classique ?
Google Agenda, c’est bien pour noter un rendez-vous chez le dentiste. Pour gérer 15 commandes de gâteaux avec des dates de livraison, des acomptes à suivre et des allergies à ne pas oublier… c’est une autre histoire.
Un planning visuel permet de :
- Voir d’un coup d’œil la charge de travail sur la semaine
- Bloquer des créneaux quand la capacité maximale est atteinte
- Associer des informations à chaque commande (pas juste une heure)
- Partager ses disponibilités sans donner accès à tout son agenda
L’erreur classique : le fichier Excel
J’ai vu des dizaines d’artisans avec leur « super tableau Excel » de suivi de commandes. Ça fonctionne… jusqu’au jour où :
- On oublie de le mettre à jour
- Le fichier se corrompt (vécu)
- Impossible d’y accéder depuis son téléphone en livraison
Un vrai logiciel planning visuel synchronise tout automatiquement et reste accessible partout.
Les 5 critères pour choisir son logiciel planning visuel
1. La vue calendrier intuitive
Le planning doit être lisible en 3 secondes. Si on doit cliquer partout pour comprendre sa journée, c’est raté.
Les bons outils proposent :
- Vue journée / semaine / mois
- Code couleur par statut de commande
- Indicateurs de charge (quotas atteints, jours complets)
2. La gestion des commandes intégrée
Un planning sans lien avec les commandes, c’est un agenda glorifié. L’idéal : chaque créneau contient toutes les infos (client, produit, prix, allergies, acompte versé).
3. L’accès mobile
En 2025, travailler uniquement sur PC n’a plus de sens. Entre deux préparations, on vérifie son planning sur téléphone. L’application doit être aussi complète que la version web.
4. Le partage de disponibilités
Fini les allers-retours « vous êtes dispo quand ? ». Un lien de réservation public permet aux clients de voir les créneaux libres et de réserver directement.
5. Les rappels automatiques
Un client qui oublie sa commande, c’est du stress et parfois une perte. Les rappels automatiques (SMS, WhatsApp, email) réduisent les no-shows de 60% selon les études Capterra.
Comparatif : 4 logiciels planning visuel pour artisans créatifs
Google Agenda (Gratuit)
Pour qui : Artisans avec moins de 5 commandes/mois
Avantages :
- 100% gratuit
- Synchronisation parfaite
- Simple à prendre en main
Limites :
- Pas de gestion de commandes
- Pas de paiements
- Partage limité
Verdict : Dépannage, pas une vraie solution métier.
Notion (Gratuit – 10€/mois)
Pour qui : Artisans qui aiment personnaliser leurs outils
Avantages :
- Ultra flexible
- Bases de données puissantes
- Templates communautaires
Limites :
- Courbe d’apprentissage raide
- Pas de vue calendrier native intuitive
- Aucune fonctionnalité paiement
Verdict : Puissant mais chronophage à configurer.
Calendly (12€/mois)
Pour qui : Coachs et formateurs (rendez-vous simples)
Avantages :
- Prise de RDV en ligne parfaite
- Intégrations nombreuses
- Interface léchée
Limites :
- Conçu pour des RDV, pas des commandes
- Pas de gestion produits/prix
- Pas adapté aux artisans alimentaires
Verdict : Excellent pour les services, inadapté aux commandes produits.
Kazalendar (Gratuit – 9,99€/mois)
Pour qui : Pâtissiers, créateurs, artisans avec commandes personnalisées
Avantages :
- Planning visuel + gestion commandes intégrée
- Paiements et acomptes Stripe
- Agent IA WhatsApp pour automatiser les prises de commandes
- Version gratuite fonctionnelle (5 commandes/mois)
Limites :
- Focalisé artisans créatifs (pas BTP)
- Application mobile uniquement
Verdict : La solution la plus complète pour les artisans qui vendent des produits sur commande.
Comment migrer vers un planning visuel en 3 étapes
Étape 1 : Exporter l’existant
Que ce soit un carnet papier, Excel ou un autre outil, listez vos commandes en cours avec :
- Date de livraison
- Client (nom + téléphone)
- Produit commandé
- Montant et acompte versé
Étape 2 : Configurer les bases
Avant d’importer quoi que ce soit :
- Définissez vos jours de travail
- Fixez votre capacité max par jour
- Créez vos produits récurrents (si l’outil le permet)
Étape 3 : Tester sur une semaine
N’importez pas tout d’un coup. Testez sur les commandes de la semaine suivante. Ajustez, puis migrez progressivement.
Le planning visuel, c’est aussi une question de santé mentale
On n’en parle pas assez : la charge mentale des artisans indépendants est énorme. Avoir tout dans la tête – les commandes, les délais, les relances à faire – c’est épuisant.
Un bon logiciel planning visuel décharge cette charge mentale. Tout est noté, rien ne se perd, les rappels partent tout seuls.
Résultat : on dort mieux, on travaille mieux, on sert mieux ses clients.
Conclusion
Le choix d’un logiciel planning visuel dépend de votre activité. Pour des rendez-vous simples, Calendly suffit. Pour de la gestion de projet complexe, Notion peut convenir (avec du temps).
Pour les artisans qui gèrent des commandes personnalisées – pâtissiers, cake designers, créateurs – un outil pensé pour ce métier fera gagner des heures chaque semaine. Et surtout, il évitera les oublis qui coûtent cher.
